Il planner automatico
che fa tutto il lavoro al posto tuo

Dashboard XPlanium - panoramica progetti e attività

Basta con decine di telefonate per fissare gli appuntamenti: è XPlanium a contattare i tuoi clienti, a proporre le date migliori per ogni compito e ad assegnare le persone più adatte a svolgerlo. Tu gestisci progetti e attività, il team aggiorna il lavoro dall'app mobile nativa. Tutte le decisioni sono sempre tue.

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Il caos organizzativo tipico di un'azienda di installazione senza gestionale dedicato
IL PROBLEMA

Riconosci queste difficoltà quotidiane?

Senza uno strumento dedicato, ogni giorno perdi tempo, energie e clienti.

Documenti sparsi

Email, WhatsApp, fogli di carta, cartelle locali: l'informazione c'è ma non si trova mai al momento giusto.

Tempi lunghi anche sul semplice

Cercare un'offerta vecchia, rispondere a un cliente, sapere chi è dove: minuti che diventano ore ogni settimana.

Pianificazione complicata

Coordinare squadre, sopralluoghi, manutenzioni e ferie senza una vista unica è una continua corsa contro il tempo.

Poca comunicazione tra ufficio e campo

Chi è in cantiere non sa cosa decide l'ufficio. L'ufficio non sa cosa succede in cantiere. E i clienti se ne accorgono.

Nessuno strumento dedicato

Excel e gestionali generici non sono fatti per il tuo mestiere. Servirebbe qualcosa pensato davvero per te.

IL PLANNER

Premi un pulsante.
Il resto lo fa lui.

Sceglie le date migliori e le propone ai tuoi clienti inviando email automatiche, aspetta le loro risposte, fissa gli appuntamenti e assegna le persone giuste. Tu guardi il risultato e decidi se va bene.

La settimana che si compone da sola, dalla proposta al cliente all’assegnazione
Vedi il planner in azione

Tu fai il primo passo

Avvii la settimana

Apri il planner e chiedi di pianificare la settimana. Da qui in poi non devi più fare niente.

Propone le date ai clienti

Calcola le finestre possibili per ogni compito aperto e scrive a ogni cliente proponendo le date disponibili.

I clienti scelgono

Ognuno risponde con la data che gli va meglio, direttamente dal link che ha ricevuto.

Fissa gli appuntamenti

Man mano che arrivano le risposte conferma le date e le inserisce nella pianificazione.

Assegna le persone giuste

Per ogni compito confermato sceglie chi mandare: competenze, seniority, zona, carico di lavoro.

Rimodula e ottimizza

Se una conferma arriva tardi o salta un appuntamento, ricompone la settimana senza rompere il resto.

Due colleghi si congratulano a fine lavoro davanti a un armadio di rete

Il resto accade da solo.

Nessuno passa più la giornata al telefono a rincorrere conferme. Tu e il tuo team pensate al lavoro, non a chi deve andare dove.

Come sceglie chi mandare

Le persone giuste insieme

Impara chi lavora bene in coppia: le squadre che funzionano restano squadre, senza che tu debba ricordartelo ogni lunedì.

E anche il contrario: chi è meglio non mettere insieme resta separato. Ci sono accoppiate che rallentano il lavoro, e il planner se le ricorda.

La persona giusta per quel cliente

Chi c'è già stato conosce il posto, la situazione, la persona da cercare. A parità di condizioni, ci torna lui.

E anche il contrario: se con un cliente qualcuno non ha funzionato, non ce lo rimanda. Nessuno deve spiegare perché.

Quello che sai tu, lo sa anche lui

Competenze e abilitazioni, seniority, priorità, scadenze, attività ferme da troppo tempo, ferie e malattie, trasferte e disponibilità.

Comprese le regole non scritte: quelle che oggi stanno solo nella tua testa gliele insegni una volta, e le rispetta da lì in poi.

Vedi il planner in azione
Quattro contesti di lavoro gestiti con XPlanium: un tecnico su un impianto fotovoltaico, un'educatrice con dei bambini in aula, un formatore durante un corso aziendale e una responsabile che pianifica il lavoro dall'ufficio
COSA COMPRENDE

Una piattaforma che copre tutto il ciclo di lavoro

Dal primo contatto commerciale all'attività conclusa e fatturata: vendite, progetti, turni, lavoro sul campo, clienti e statistiche vivono nello stesso posto, configurati sui processi che hai già.

Vendite e offerte

Pipeline, preventivi e offerte che il cliente firma digitalmente.

Progetti e attività

Commesse, scadenze e Gantt di tutta l'azienda in un colpo d'occhio.

Lavoro sul campo

App mobile nativa con foto, checklist e firme. Funziona anche offline.

Statistiche

Margini, tempi e carichi di lavoro aggiornati senza compilare un foglio.

Manutenzioni

Programmate e su richiesta, con avvisi automatici al cliente.

Turni lavorativi

Fissi o a rotazione, organizzati in automatico: il planner assegna il lavoro solo a chi è di turno.

ALCUNI ESEMPI DI SETTORI DI IMPIEGO

XPlanium si adatta a qualsiasi attività in cui si pianifica il lavoro di un team. Questi sono solo alcuni dei settori in cui viene usato.

Impianti Elettrici

Formazione e Docenza

Termoidraulica

Fotovoltaico

Servizi Educativi e Sostegno

Manutenzione Industriale

Infissi e Serramenti

Videosorveglianza

Climatizzazione HVAC

Assistenza e Servizi alla Persona

Antifurto e Allarmi

Domotica

Fibra e Reti dati

Sanità Territoriale

Edilizia e Finiture

Pulizia e Sanificazione

Carrelli Elevatori

Cancelli Automatici

Noleggio Veicoli e Macchinari

Piscine e SPA

I settori sono molteplici ed elencarli tutti è impossibile! Se vuoi scoprire se XPlanium fa al caso tuo contattaci pure.

Schermata reale della vista Kanban di XPlanium: 4 colonne stato attività (Pianificate 215, In lavorazione 54, Bloccate 11, Completate 128) con card che mostrano progetto, operatore assegnato, cliente e percentuale di completamento. Header con filtri per tipo, progetto, operatore, cliente e priorità.
PIPELINE DI VENDITA

Dal primo contatto all'offerta firmata

Ogni lead entra in piattaforma dal form di contatto del tuo sito o da un agente. Viene qualificato, assegnato e seguito fino alla chiusura, senza che tu debba ricordartene.

La vista kanban è completamente personalizzabile: definisci tu gli stati del tuo processo commerciale e trascini le trattative da una fase all'altra con drag & drop. Crei offerte da inviare al cliente tramite un editor con modelli pre-composti riutilizzabili, e in qualsiasi momento consulti lo storico di tutte le offerte già inviate.

Kanban drag & drop Lead automation Valore pipeline live Tasso conversione
Stretta di mano tra agente commerciale e cliente dopo la firma dell'offerta
La tua rete vendita
GESTIONE AGENTI

Coordina la tua rete di agenti commerciali

Assegna zone e clienti, monitora le trattative aperte, calcola provvigioni. I tuoi agenti hanno una PWA offline-first che funziona anche dal cliente in cantina.

Ogni agente vede solo i suoi clienti e le sue trattative, con listini e sconti riservati. Tu, dall'ufficio, vedi la pipeline completa di tutta la squadra — chi sta chiudendo cosa, per quale importo, con che marginalità.

Schermata reale della vista Gantt di XPlanium: pianificazione delle attività di progetto in timeline con barre colorate per stato (da fare, in lavorazione, completato, bloccato), oggi evidenziato in verde, filtri per tipo, progetto, operatore e tecnico.
PIANIFICAZIONE VISIVA

Vedi l'intera azienda in un colpo d'occhio

Non un foglio Excel travestito da gestionale, ma una pianificazione visiva pensata per chi coordina squadre, cantieri e tempi stretti.

Il diagramma Gantt interattivo mostra ogni progetto, ogni compito e ogni persona assegnata: chi è occupato, dove restano finestre libere, quali progetti rischiano di sforare. Trascini, ridimensioni e riassegni le barre con il mouse e il sistema avvisa automaticamente chi è coinvolto, riprogramma le dipendenze, aggiorna il cliente.

Drag & Drop Dipendenze automatiche Tempo reale Carico di lavoro
Tecnico al lavoro sul campo, con smartphone e strumenti
Sul campo, ogni giorno
PER CHI LAVORA SUL CAMPO

Ogni attività sotto controllo, anche senza connessione

I team ricevono la pianificazione in modo da avere chiari gli obiettivi della giornata.

Sul telefono hanno un'app mobile nativa Android con calendario, schede cliente, checklist, raccolta foto e firma del verbale sul posto. Tutto funziona offline e si sincronizza con l'ufficio appena torna la rete — anche due ore dopo.

Tecnico che fa firmare il verbale di intervento al cliente direttamente su tablet, sul posto
FIRME DIGITALI

Carta zero. Firma direttamente sul tablet

Niente più stampa, scansione, attesa. XPlanium digitalizza le due firme che ti servono davvero: i verbali di intervento sul campo e le offerte commerciali inviate via email.

Verbali di intervento firmati sul posto

Al termine del lavoro chi opera sul campo fa firmare il verbale direttamente sul tablet o smartphone. Il cliente lo riceve subito via email e resta archiviato nel gestionale.

Offerte firmate dal cliente a distanza

Invii l'offerta via email, il cliente la firma dal suo dispositivo con un link sicuro. La piattaforma riceve la conferma e ti notifica. Zero telefonate di follow-up.

UN ECOSISTEMA INTEGRATO

Una sola piattaforma, dove vivono tutti i moduli

XPlanium non è una collezione di tool separati: è un ecosistema unico dove ogni modulo parla con gli altri, condivide la stessa base dati e lavora come un'estensione naturale del precedente. Attivi solo i moduli che ti servono — gli altri li aggiungi quando vuoi, senza migrazioni né cambi di strumento.

Manutenzione
AI

Manutenzioni, assistenza e pronto intervento

Due versioni: la Base per i contratti e l'assistenza di tutti i giorni, l'Avanzata per chi gestisce impianti e risponde ai guasti urgenti.

Base

  • Contratti di manutenzione
  • Visite periodiche pianificate in automatico
  • Chiamate dei clienti
  • Ticket di assistenza L'AI propone le risposte, tu le rivedi e le invii

Avanzata

  • Tutto quello che c'è nella Base
  • Registro impianti con QR Il cliente inquadra il QR sull'impianto e invia una richiesta di intervento
  • Pronto intervento automatico XPlanium sceglie da solo il tecnico reperibile più adatto all'intervento, per competenze, certificazioni e distanza, e gli chiede di accettare. Se rifiuta, passa al successivo
  • Tempi sempre documentati Rapporto mensile al cliente con i tempi impiegati, dalla segnalazione all'arrivo e alla risoluzione. L'orario di inizio è scritto nel verbale
  • Allarmi automatici dai sistemi di monitoraggio, via webhook ed email
ASSISTENZA UMANA

Dall'altra parte c'è sempre una persona

Se ci contatti vuol dire che hai bisogno di aiuto e noi siamo pronti a dartelo.

Quando scrivi o chiami, ti risponde qualcuno del team di XPlanium che ti conosce bene e che tu hai imparato a conoscere: non un call center, non un bot. La stessa persona che ti ha seguito nel setup è quella che ti risponde quando devi aggiungere un modulo o cambiare un flusso.

Una persona del team XPlanium che risponde a una richiesta di assistenza di un cliente

Ti risponde chi conosce il tuo sistema

Niente primo livello che ti chiede di riavviare. Chi ti risponde ha davanti la tua configurazione e sa come lavori.

Sappiamo quanto il tuo tempo è importante

Rispondiamo ai tuoi ticket di assistenza in poche ore, non in giorni, e se hai estrema urgenza puoi contattarci telefonicamente.

Il setup lo fa una persona, non un wizard

Configuriamo XPlanium sui tuoi processi reali parlando con te. Nessuna procedura guidata che ti lascia a metà strada.

DOMANDE FREQUENTI

Tutto quello che vuoi sapere prima

Cosa significa che XPlanium è modulare?
Significa che non sei costretto ad acquistare tutto subito. Il modulo Core (backoffice web + app mobile per chi opera sul campo) è la base sempre inclusa, e porta con sé anche le Statistiche; gli altri (Vendite, Manutenzione) li attivi quando ti servono, senza dover migrare dati o cambiare piattaforma. I moduli sono integrati nativamente: parlano tra loro, condividono la stessa base dati e si sbloccano semplicemente abilitandoli.
Cos'è il modulo Core e perché è sempre incluso?
Il modulo Core è l'ossatura di XPlanium: unisce il backoffice web (clienti, progetti, attività, planner automatico, Gantt, gestione operatori e team) e l'app mobile nativa per chi opera sul campo (calendario dei compiti, foto, checklist, ore lavorate, verbale firmato dal cliente, funzionamento offline) e include le Statistiche e l'area riservata del cliente (progetti, documenti, offerte, appuntamenti da confermare). I moduli opzionali (Vendite, Manutenzione) leggono e scrivono sulla stessa base dati del Core: senza di esso non avrebbero contesto su cui operare. Per questo è incluso sempre di default.
Posso personalizzare i campi e i flussi di lavoro?
Sì. XPlanium è progettato per essere 100% personalizzabile: schede cliente, tipologie di impianto, checklist di sopralluogo, ruoli, notifiche, dashboard e perfino il branding vengono modellati sui tuoi processi reali in fase di setup. Se nascono nuove esigenze, il sistema evolve con te.
Quanto costa una personalizzazione?
Dipende dall'ampiezza della richiesta. Le piccole personalizzazioni (campi aggiuntivi, modifiche cosmetiche, regole di workflow) sono incluse nel piano di setup. Per sviluppi più corposi (integrazioni custom, nuovi moduli, report dedicati) ti facciamo una proposta scritta entro 48 ore con scope, tempi e costo trasparente.
In quanto tempo si fa una personalizzazione?
Per le richieste piccole (campi custom, modifiche stati, branding) tipicamente 1-3 giorni lavorativi dall'approvazione. Per sviluppi medi (integrazione API, dashboard custom, modulo dedicato) 2-3 settimane. Per progetti grandi (es. una funzionalità completamente nuova) concordiamo milestone con consegne intermedie, tipicamente su un arco di 2-6 settimane. Lavoriamo a sprint chiari: tu sai sempre a che punto siamo, vedi anteprime, dai feedback prima della consegna finale.
Se cambio idea posso tornare alla versione standard?
Sì. Ogni personalizzazione è un'estensione del core, non una versione "spaccata" della piattaforma: il core continua a funzionare in parallelo. Se decidi che una personalizzazione non ti serve più, la disattiviamo e torni allo standard.
Per quali settori è pensato XPlanium?
Per chi deve pianificare e gestire il lavoro dei team internamente e fuori dalla sede: installatori e impiantisti, termoidraulica, servizi educativi, enti di formazione e molto altro. In generale qualsiasi organizzazione che deve decidere ogni settimana chi fa cosa, dove e quando.
Come funziona il pricing?
Paghi un canone base e un canone per i moduli che deciderai di attivare (disattivabili in qualunque momento).
Come funzionano le firme digitali su offerte e verbali di intervento?
XPlanium gestisce due tipi di firma digitale semplice (FES) in modo integrato:

1. Verbali di intervento — al termine del lavoro chi opera sul campo fa firmare il verbale direttamente sul tablet o smartphone, oppure lo invia al cliente per la firma tramite OTP. Il documento firmato viene inviato automaticamente al cliente e archiviato.

2. Offerte commerciali — il cliente firma direttamente sul tablet dell'agente oppure riceve via email l'offerta e la firma online da qualsiasi dispositivo, con un link sicuro. La piattaforma riceve la notifica dell'offerta accettata e la trattativa avanza automaticamente in pipeline.

XPlanium non gestisce contratti né firme elettroniche avanzate (FEA): per la fase contrattuale continui a usare i tuoi strumenti abituali.
Posso gestire clienti internazionali, trasferte e fusi orari diversi?
Sì, e sono gestiti nativamente, non con work-around.

Clienti internazionali — ogni cliente ha la propria sede e il proprio fuso orario. Le attività che si svolgono da lui vengono pianificate nell'orario del posto, quello che leggerà chi ci va.

Trasferte — sono attività a tutti gli effetti: occupano la disponibilità della persona per tutta la loro durata, e il planner ne tiene conto quando distribuisce il lavoro, comprese le abilitazioni di chi può partire.

Fusi orari — la regola è semplice: si pianifica nell'orario del posto, si legge nell'orario della propria sede. Planner e Gantt mostrano tutto nel fuso di chi guarda, così nessuno deve fare conti a mente e nessuno si presenta con sei ore di anticipo.
Il team e gli agenti di commercio possono usare le loro app anche senza connessione?
Sì. L'app mobile per chi opera sul campo è offline-first: si continua a lavorare anche dove non c'è copertura, compilando checklist, scattando foto e raccogliendo firme. Anche l'app PWA degli agenti è offline-first permettendo di concludere la trattativa con il cliente e creare un'offerta da far firmare in presenza. Appena tornano online tutto si sincronizza automaticamente.
I miei dati dove sono ospitati?
L'infrastruttura è cloud, con backup automatici giornalieri e procedure di disaster recovery.
Quanto tempo serve per partire?
La piattaforma è realizzata in modo da completare un nuovo setup in poche ore. Se lo ritieni utile, è possibile programmare sessioni di formazione del tuo team.
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Raccontaci la tua azienda e i moduli aggiuntivi che ti interessano. Ti ricontattiamo entro 24 ore lavorative per mostrarti l'applicazione e darti la possibilità di usarla per 20 giorni, senza nessun impegno.

Azienda
Kriseides S.r.l.
Sede legale
Via Aurelia Lato Pisa 284/D, 19038 Sarzana (SP)
Tempi di risposta
Entro 24h lavorative